Prozessautomatisierung & KI-Automatisierung

Welche Prozesse sich automatisieren lassen

Fast jeder Ablauf, der nach festen Regeln wiederholt wird, ist ein Kandidat für Automatisierung. Typische Beispiele aus unserer Arbeit:

• Angebote, Aufträge und Rechnungen: Daten aus einer Anfrage automatisch in ein Angebot übernehmen, daraus eine Rechnung erstellen und als E-Rechnung versenden.
• Datenabgleich zwischen Systemen: Shop, Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung synchronisieren, statt Daten doppelt zu pflegen.
• E-Mail- und Benachrichtigungs-Workflows: Bestätigungen, Erinnerungen und Status-Updates automatisch zum richtigen Zeitpunkt verschicken.
• Terminbuchung und Kalender: Online gebuchte Termine landen direkt im Kalender, inklusive Erinnerung an Kundinnen und Kunden.
• Berichte und Auswertungen: Kennzahlen täglich oder wöchentlich automatisch zusammenstellen, statt Tabellen von Hand zu füllen.
• Dokumente und Formulare: PDFs erzeugen, Daten aus Formularen auslesen und strukturiert ablegen.

KI-Automatisierung: wo künstliche Intelligenz hilft

Klassische Automatisierung folgt festen Regeln. Mit KI-Modellen lassen sich zusätzlich Aufgaben automatisieren, bei denen Text verstanden oder formuliert werden muss:

• KI-Chatbots auf der Website, die häufige Fragen rund um die Uhr beantworten und Anfragen vorsortieren
• E-Mail-Klassifizierung: eingehende Nachrichten automatisch erkennen, zuordnen und Antwortvorschläge erstellen
• Texte zusammenfassen und extrahieren: aus langen Dokumenten die relevanten Angaben herausziehen

Wichtig ist uns dabei ein verantwortungsvoller Einsatz: Wir prüfen, welche Daten eine KI verarbeiten darf, setzen – wo nötig – auf europäische Anbieter und bauen menschliche Freigaben ein, wenn Entscheidungen Folgen haben.

So gehen wir vor

1. Prozess-Analyse: Gemeinsam schauen wir uns an, welche Aufgaben viel Zeit kosten und wie sie heute ablaufen.
2. Priorisierung: Wir schätzen Aufwand und Zeitersparnis ein und beginnen mit dem Ablauf, der sich am schnellsten lohnt.
3. Umsetzung: Wir entwickeln die Automatisierung – meist mit Python, bestehenden Schnittstellen Ihrer Software und bei Bedarf einer kleinen Web-Oberfläche.
4. Test im Alltag: Die Automatisierung läuft zunächst parallel, bis alles zuverlässig funktioniert.
5. Betrieb & Wartung: Wir überwachen die Abläufe, passen sie an geänderte Schnittstellen an und erweitern sie Schritt für Schritt.

Technik und Erfahrung

Wir entwickeln mit Python und Django – unter anderem unsere eigene Business-Software JDS Management, die Buchungen, Kunden, Aufträge und Rechnungen verwaltet und über Schnittstellen mit anderen Systemen verbunden ist. Diese Erfahrung fließt in jedes Automatisierungsprojekt ein: stabile Schnittstellen, Protokollierung, Fehlerbenachrichtigungen und Datensicherheit gehören immer dazu.

Weitere Leistungen